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一、組件

1.確定組件范圍：以一份完整的文件為一個單元，每份單元需包含正文、附件（如批復、說明、附圖等）、定稿、簽發稿、修改稿（重要文件留存），確保單元內文件完整無缺。

2.區分文件單元：同一事項、不同環節形成的文件，若為獨立成文、獨立流轉，需分別作為單獨單元（如請示與批復，分別組件）；重復文件、作廢文件不單獨組件，納入后續篩選處理。

3.組件歸集要求：將歸集后的每份文件單元單獨放置，標注臨時標識（如序號1、2），避免不同單元文件混淆，確保后續每一步整理都圍繞“單份單元”開展。

二、修整

1.破損修復：對紙張破損、撕裂的文件，用檔案專用修復紙、膠水進行粘貼修復，修復時遵循“最小干預”原則，不破壞文件原有字跡、圖案；對字跡模糊、褪色的文件，可進行復印備份（標注“復印件，與原件一致”），原件與復印件一并留存。

2.形態規范：對折皺、卷曲的文件，輕輕撫平，避免用力拉扯導致紙張破損；對超出標準規格（如A4）的文件，按A4尺寸折疊整齊，折疊時確保文件標題、編號外露，便于查看；對小于A4的文件，粘貼在A4檔案專用襯紙上，襯紙邊緣與文件對齊，不遮擋文件內容。

3.禁忌要求：嚴禁使用易生銹、易腐蝕的金屬物品（如訂書釘、回形針）固定文件；嚴禁在文件原件上隨意涂改、批注（如需標注，另附便簽）；涉密文件修整需在涉密場所進行，嚴防泄密。

三、編頁

1.編頁范圍：每份文件單元（正文、附件、定稿等）均需統一編頁，從正文首頁開始，依次標注頁碼，附件、定稿跟隨正文連續編頁（如正文3頁，附件2頁，頁碼標注為1-5）。

2.編頁規范：使用黑色鉛筆或檔案專用筆，頁碼標注在文件每頁右上角（距頁邊1.5厘米處），書寫工整、清晰，不得涂改；空白頁（無內容頁）不編頁，若為文件必備空白頁（如結尾落款空白頁），需標注“空白頁”，不編頁碼。

3.特殊情況處理：雙面打印/書寫的文件，正、反面均編頁（正面右上角、反面左上角）；粘貼在襯紙上的小尺寸文件，按襯紙頁碼統一編頁，不單獨為小文件編頁；涉密文件編頁需標注“涉密”字樣，與頁碼一并標注。

四、分類排列

1.分類標準：優先采用“年度—機構（問題）—保管期限”分類法（適配多數單位）。

① 按年度分類：按文件形成的公歷年度劃分（如2024年、2025年），跨年度文件按辦結年度分類；

② 按機構（問題）分類：按文件形成的部門（如辦公室、業務科），或文件涉及的核心問題（如人事、財務、業務）劃分；

③ 按保管期限分類：按文件價值劃分為永久、定期30年、定期10年三類（后續檔號編制將詳細說明）。

2.排列順序：同一類別、同一保管期限內的文件，按“形成時間先后”排列；同一事項的系列文件（如請示—批復、通知—回執），按“辦理流程順序”排列（請示在前、批復在后，通知在前、回執在后）；會議文件按“會議議程、會議紀要、會議材料”的順序排列。

3.操作要點：分類排列時，做好臨時標識，標注每類文件的類別、保管期限，避免錯放、混放；對難以界定類別的文件，結合文件內容、形成背景，明確歸類依據，做好標注備查。

五、檔號編制

1. 檔號編制：

① 檔號格式：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼- 機構代碼-件號；

② 各部分含義：全宗號（單位檔案全宗的唯一編號，由檔案管理部門統一分配）；年度（文件形成年度，如2025）；機構（問題）代碼（如辦公室代碼“BGS”、機關黨委代碼“JDW”）；保管期限代碼（永久“Y”、30年“D30”、10年“D10”）；件號（同一類別、同一保管期限內文件的順序號，從1開始遞增）；

③ 示例：全宗號0001、2025年、辦公室、定期30年保管、第5件，檔號為“0001-WS·2025-D30-BGS-0005”。

2. 歸檔章填寫：

① 歸檔章位置：粘貼在每份文件單元首頁右上角（距頁邊1.5厘米處，避開頁碼），使用檔案專用歸檔章（或打印填寫）；

② 填寫內容：需包含檔號、全宗號、年度、機構（問題）、保管期限、件號、頁數等核心信息，填寫工整、清晰，不得涂改；

③ 注意事項：涉密文件的歸檔章，需額外標注“涉密”字樣；歸檔章填寫后，核對檔號與文件分類、件號是否一致，確保無錯號、重號。

六、編目

1. 文件內目錄編制：

① 編制范圍：每份文件單元單獨編制內目錄，標注該單元內所有頁面的內容摘要、頁碼；

② 內目錄內容：包含序號、頁碼、內容摘要、備注，內容摘要需簡潔明了，反映頁面核心內容（如“正文：關于XX工作的通知”“附件：XX報表”），備注標注特殊情況（如“復印件”“修復頁”）；

③ 編制要求：內目錄放置在文件單元首頁之前，與文件一并裝訂，書寫工整，頁碼與文件頁碼對應一致。

2. 歸檔文件整理說明：

① 核心用途：說明本次檔案整理的基本情況，便于后續查閱、交接；

② 說明內容：包含整理依據（如《檔案法》）、整理范圍、分類方法、保管期限劃分標準、檔號編制規則、整理數量，以及整理過程中遇到的特殊問題及處理方法；

③ 編制要求：整理說明單獨成冊，放置在本次整理檔案的最前面，標注“歸檔文件整理說明”及整理日期、整理人。

3. 填寫歸檔文件目錄封面：

① 封面內容：包含全宗名稱、整理年度、機構（問題）、保管期限、目錄份數、整理人、審核人、整理日期；

② 填寫要求：封面需使用檔案專用封面紙，填寫工整、清晰，全宗名稱、整理年度等信息與文件分類、檔號一致；審核人需對目錄內容進行審核，簽字確認，確保目錄信息準確無誤。

七、裝訂

1.裝訂前準備：將每份文件單元（內目錄在前、正文及附件在后）整理整齊，對齊左上角，檢查頁碼、內目錄是否完整、對應，確認無缺頁、錯頁后，準備裝訂材料。

2.選擇裝訂方式：優先采用檔案專用裝訂方式。禁忌：嚴禁使用訂書釘、回形針、大頭針等金屬裝訂材料，避免腐蝕文件、影響長期保管。

3.裝訂操作要求：裝訂時，裝訂線距離文件左上角1.5-2厘米，確保牢固、平整，不壓字、不損頁，不遮擋頁碼、歸檔章；裝訂后，檢查文件是否整齊、無松動，頁碼是否外露、可查，對松動、不平整的文件重新裝訂。

八、裝盒上架

1. 填寫檔案盒信息：

① 選擇檔案盒：根據文件尺寸（優先A4）、數量，選擇規格匹配的檔案盒（檔案專用硬殼盒），永久保管文件選用耐久性更強的檔案盒；

② 填寫盒面信息：盒面標注全宗號、年度、機構（問題）、保管期限、起止件號、盒號，信息與文件檔號、分類一致，填寫工整、清晰；

③ 填寫盒脊信息：盒脊標注全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號，便于檔案柜存放時查看（盒脊朝向外側）。

2. 填寫備考表信息：

① 備考表放置：備考表放置在每個檔案盒的最底部，用于說明盒內文件的基本情況；

② 備考表內容：包含盒內文件總數、頁數、起止件號、缺失文件說明、修復文件說明、整理人、審核人、歸檔日期；

③ 填寫要求：備考表填寫完整、真實，若盒內文件無特殊情況，備注“無特殊情況”，審核人簽字確認，確保盒內文件信息準確。

3. 排序上架：

① 排序規則：檔案盒按“年度—機構（問題）—保管期限”的順序排列，同一保管期限內，按盒號從小到大排序；

② 上架要求：將填寫完整的檔案盒放入檔案柜，擺放整齊，檔案柜標注類別、保管期限標識，便于查找；涉密文件需放入專用涉密檔案柜，做好保密標識，嚴禁隨意擺放；

③ 后續管理：上架后，填寫《檔案上架登記表》，標注檔案盒位置、數量，便于后續交接、查閱、清點。

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